O Prêmio Destaque Ascoferj (PDA) está chegando à sua 14ª edição em 2019 e, ao longo dos anos, foi se tornando uma referência nacional apesar de se tratar apenas do Estado do Rio de Janeiro.
Entretanto, quem olha para um evento grandioso como o PDA não pode nem imaginar como é trabalhoso planejar tudo até o dia do evento. Para entender como o processo é realizado, conversamos com a coordenadora da premiação, a jornalista Viviane Massi.
Primeiros passos: por onde começar?
A organização sempre começa no início do ano. E as primeiras providências a serem tomadas são escolher a data e fazer a reserva do espaço. “No Rio de Janeiro, ao escolher o local para um evento do porte do Prêmio Destaque, temos que levar em consideração a logística e a segurança dos nossos convidados. Nas últimas edições, optamos pelo Windsor Barra Hotel, pela qualidade do serviço, localização e beleza do lugar”, afirma Viviane.
Depois disso, é necessário consultar o balanço da última edição, para que a equipe envolvida possa analisar os pontos fortes e fracos e, dessa forma, fazer os ajustes. “Esse processo de autoanálise é fundamental para aprendermos e aprimorarmos a premiação”, afirma Viviane.
Cronograma e boa comunicação são fundamentais
Para que todas as atividades possam ser realizadas dentro do prazo, a equipe adota um cronograma de atividades, dividindo as responsabilidades. Seguir esse calendário à risca é o segredo para o sucesso. “Se você quiser fazer um evento dar certo, respeite o cronograma – fazendo ajustes quando necessário – e acompanhe de perto o trabalho dos seus fornecedores”, explica ela.
Viviane cita ainda sobre a preocupação em ter uma boa comunicação entre a equipe e os fornecedores. “Tento ser clara e objetiva, checando se a mensagem foi compreendida. Isso evita muitas dores de cabeça até a data do evento”.
Etapas da organização
Depois de escolher data e contratar hotel e buffet, é hora de pensar nas duas vertentes de atuação do PDA: a organização da festa e a apuração dos resultados. Para a 14ª edição, a metodologia foi revisada, e a apuração dos finalistas e vencedores de cada categoria ficou por conta da Close-up Internacional, que analisa o desempenho de cada empresa no mercado.
Troféu tem simbolismo especial
Outro ponto a ser pensado é o troféu. Nas últimas edições, foi adotado um modelo único em que se muda apenas a face para identificar a edição. Isso porque a base em granito representa a estrutura e o alicerce para a construção de algo grandioso, que é sustentado por braços dourados.
Na ponta, aparece a pedra rubi em forma de cálice, que simboliza a farmácia. “Nesta edição, o rubi representa a paixão da Ascoferj pelo varejo farmacêutico do Estado do Rio de Janeiro, coroando e reconhecendo indústrias e distribuidoras que se unem à associação nesta tradicional premiação”, revela Viviane.
Sucesso do evento depende da equipe
O êxito do evento tem relação direta com a qualidade da equipe e o profissionalismo de cada integrante. “A Ascoferj depende do empenho de todos para que dê certo. Claro que a gente se cerca, busca referências, analisa portfólio, mas nada disso adianta se a pessoa não é comprometida com os resultados. Para mim, é uma alegria, no dia do evento, ver todos envolvidos e mobilizados para que tudo saia como combinamos”, diz.
Os principais desafios da premiação
Para Viviane, um evento é uma colcha de retalhos, que vai se costurando aos poucos, combinando orçamento, qualidade dos fornecedores, prazos, patrocínios, desempenho da equipe e diversos outros fatores. “Se em um dado momento, o orçamento é um grande limitador, em outro, podem ser os prazos. Estou falando isso de maneira geral. Ao longo de um ano, que é o tempo que levamos para organizar o Prêmio Destaque, muita coisa acontece. Então, arrisco dizer que o mais difícil é administrar os imprevistos”.
Na opinião do presidente da Ascoferj, Luis Marins, que participa da premiação desde a primeira edição, o principal desafio é produzir um evento melhor a cada edição. “É preciso fazer com que as empresas que estão ali saibam que é um prêmio de reconhecimento que requer uma estrutura muito grande. Nós trabalhamos para unir varejo, distribuição e indústria”.
Expectativas para a edição de 2019
A pouco mais de um mês para o grande dia, Marins afirma que é uma responsabilidade muito grande, mas que o setor reconhece a importância do prêmio. “Cada vez mais as empresas sabem a importância que é serem reconhecidas pelo varejo. É muito trabalhoso, mas é recompensador”, diz.
Já a coordenadora se mostra feliz e orgulhosa com o que foi conquistado até agora. “Mas de novo: não depende somente de mim. Depende de todos. Meu trabalho é gerenciar todas essas energias em prol do melhor resultado”. E, por isso, tem boas expectativas. “Meu objetivo é que nosso evento possa, novamente, surpreender todos os nossos convidados”, finaliza Viviane.
